Įmonė: Varrak

Vieta:

Verslo sritis:

Anksčiau naudota programinė įranga:

Uždaviniai:

            2000 m. leidykla „Varrak” pradėjo pardavinėti knygas užsakant jas iš anksto . Su anksčiau naudota programine įranga buvo labai sudėtinga atlikti pardavimo sandorius (užskaitos, išankstiniai apmokėjimai), todėl buvo pradėta galvoti apie naujos programinės įrangos įsigijimą. Sena programa buvo nepatogi, parengti ataskaitas užtrukdavo labai ilgai, todėl galutinai buvo nuspręsta pakeisti programinę įrangą į naują ir patogesnę. Padedant geriems konsultantams, buvo nuspręsta, kad DIRECTO geriausiai tinka mūsų įmonei.
            Kitas uždavinys buvo įsteigti  „Varrak” knygų klubą. Anksčiau pardavimų skyrius turėjo nedaug klientų, o knygų klubo įsteigimas lėmė žymiai didesnį klientų skaičių. Šiandien „Didysis Estijos knygų klubas“ turi apie 30000 klientų. Klientai kiekvieną mėnesį gauna informacinį bukletą, kad galėtų užsisakyti knygas. Kad knygų klubas sėkmingai egzistuotų, yra būtina veiksminga sistema tvarkant užsakymus, prekių grąžinimus, išrašant sąskaitas faktūras bei valdant darbą su klientais. Apskritai, esant tūkstančiams klientų, rankų darbas atima labai daug laiko, todėl ypatingai svarbu, kad „Varrak” valdymas būtų patogus ir kuo labiau autimatizuotas, kad informacijos siuntimas klientams ir partneriams būtų greitas ir lengvas.

Rezultatai:

            DIRECTO sukurta taip, kad būtų labai paprasta valdyti santykius su klientais ir automatinius atsiskaitymus su tūkstančiais užsakovų, kurie taip sutaupo daug laiko ir pinigų. Šiuo metu išankstiniai užsakymai yra natūrali verslo dalis ir kiekvienas tai gali atlikti be ypatingų pastangų.
            Visada galima greitai peržiūrėti užsakymus, jų atšaukimus bei kiekvieno kliento statusą, o tai leidžia priimti operatyvius sprendimus. Labai lengva atsakyti į visus užsakovų užduodamus klausimus, nes duomenų bazėje yra jų susiję duomenys: užsakymai, sąskaitos faktūros, sukaupti taškai.

 Sprendimas:

            Įdiegus DIRECTO, nebeliko problemų tvarkant išankstinius užsakymus, ir ataskaitų rengimas tapo greitesnis. Netrukus buvo pradėtas kurti knygų klubas, kuris parodė, kad „Varrak“ laukia nauji iššūkiai - tūkstančių pirkėjų ir klientų valdymo reguliavimas. Be automatiškai generuojamų sąskaitų faktūrų būtų buvę neįmanoma, kad knygų klubas pradėtų veikti visu pajėgumu.
            2008 metais „Varrak knygų klubas” ir „Didysis Estijos knygų Klubas“ buvo sujungti. Šiuo momentu reikėjo nuspręsti - DIRECTO ar kitą programinę įrangą naudos „Didysis Estijos knygų Klubas“. Dėl lankstumo, patogaus ataskaitų pateikimo ir nesudėtingo valdymo buvo pasirinkta DIRECTO. Iškilo dar vienas labai svarbus klausimas, kaip sujungti dviejų vartotojų duomenų bazes, nes paprastai tai yra sudėtingas procesas, tačiau DIRECTO komanda labai padėjo šiame procese.
            „Varrak” kompanijai svarbu, kad žmogui būti knygų klubo nariu būtų patogu. Todėl reikia, kad programinė įranga palaikytų santykių su klientais valdymą. Iš pradžių DIRECTO nebuvo naudojama kaip kontaktų su centro darbuotojais palaikymo programa – pranešimai apie nepriimamus užsakymus būdavo rašomi ranka. Dabar taip dirbti jau būtų neįmanoma. Kai klientas paskambina „Varrak”, kontaktų centro darbuotojai ekrane mato visą informaciją apie klientą ir gali greitai atsakyti į visus jam rūpimus klausimus. Kontaktų centro darbuotojui nereikia pertraukti pokalbį su klientu ar peradresuoti skambutį, kad suprastų, su kuo anksčiau šis klientas bendravo ir kokia problema buvo sprendžiama. Darbuotojas pats gali programoje matyti informaciją apie klientą ir skubiai spręsti iškilusią problemą.
            DIRECTO leidžia lengvai bendrauti elektroniniu ryšiu ir priimti sprendimą. Labai patogu siųsti automatinius elektroninius laiškus aktyviems klubo nariams apie mėnesio knygą ir vėlesnius priminimus, kad mėnesio knygų kiekis mažėja. Su DIRECTO tapo lengviau tvarkyti užsakymus ir jų apimčių mažėjimą. Galima  pasinaudoti labai patogiu būdu išsiųsti automatiškai sukuriamas sąskaitas ir pasiūlymus tūkstančiams klientų. Taip pat galima iškart automatiškai siųsti visų prenumeratorių sąrašus į Estijos paštą ar kurjerių bendrovėms, kad jie pristatytų knygas „Varrak“ klientams.
            Kadangi didžioji dalis informacijos apie verslo procesus yra DIRECTO, galima daug lengviau įsivaizduoti organizacijos valdymą ir planavimą. Įvairių ataskaitų gausa įgalina sekti skirtingose pozicijose dirbančių žmonių veiksmus. Lengviau tvarkyti duomenis, susijusius su kiekvienu klientu, pavyzdžiui, traukiant burtus, kai apdovanojame aktyviausius klientus. Susipažinus su DIRECTO, iškilo naujų sumanymų, kaip padidinti santykių su klientais efektyvumą. Visos gimusios idėjos ir DIRECTO programos patobulinimai buvo greitai įgyvendinti. Tai paspartino tolimesnius darbo procesus ir sumažino rankų darbą.
            „Varrak“ dėjo visas pastangas, kad knygų klubo nariu tapti būtų patogu. Naudinga buvo ir tai, kad nauji knygų klubo nariai buvo prijungiami prie „Didžiojo Estijos knygų klubo“- taip grįždavo ir pasyvūs nariai. DIRECTO  vaidina labai svarbų vaidmenį, kad „Varrak“ knygų klubo nariu tapti būtų paprasta, lengva, patogu ir naudinga.